Panduan Pengguna

Penelusuran

Penelusuran merupakan salah satu cara untuk mengakses dokumen di repository.umsinjai.ac.id apabila pengguna belum memiliki kata kunci atau topik pencarian yang spesifik. Melalui fitur ini, pengguna dapat menelusuri koleksi repositori berdasarkan kategori tertentu yang telah disediakan oleh sistem.

Repositori Universitas Muhammadiyah Sinjai menyediakan fasilitas penelusuran berdasarkan subjek dan tahun terbit.

Untuk melakukan penelusuran, pengguna dapat memilih menu Browse pada halaman utama repositori atau melalui bilah navigasi di bagian atas layar. Selanjutnya, pengguna memilih jenis penelusuran yang diinginkan, misalnya berdasarkan subjek.

Sistem akan menampilkan daftar nilai yang tersedia sesuai dengan kategori yang dipilih. Setelah pengguna memilih salah satu nilai, repositori akan menampilkan daftar dokumen yang memiliki keterkaitan dengan nilai tersebut.

Untuk membuka dokumen, pengguna cukup mengklik judul atau referensi dokumen yang ditampilkan. Pada halaman abstrak dokumen, pengguna juga dapat melihat informasi subjek yang terkait. Dengan mengklik subjek tersebut, pengguna akan diarahkan kembali ke tampilan penelusuran berdasarkan subjek yang sama, sehingga memudahkan eksplorasi koleksi repositori secara berkelanjutan.

Pencarian

Repositori Universitas Muhammadiyah Sinjai menyediakan fasilitas pencarian untuk membantu pengguna menemukan karya ilmiah secara cepat dan terarah. Sistem pencarian tersedia dalam dua bentuk, yaitu pencarian sederhana dan pencarian lanjutan, yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Menu Search the Repository dapat diakses melalui halaman utama repository.umsinjai.ac.id atau melalui bilah navigasi. Untuk pencarian yang lebih spesifik, pengguna dapat memilih opsi Advanced Search yang tersedia pada halaman pencarian.

Bidang Pencarian Teks

Bidang pencarian teks digunakan untuk menelusuri informasi berbasis teks yang tersimpan dalam repositori, seperti judul dokumen, nama penulis, abstrak, dan kata kunci. Pengguna dapat memasukkan satu atau lebih kata kunci pada kolom pencarian, kemudian menentukan metode pencocokan melalui menu pilihan yang tersedia.

Cocokkan semua kata (tanpa urutan tertentu)
Sistem akan menampilkan dokumen yang memuat seluruh kata kunci yang dimasukkan, meskipun tidak dalam urutan yang sama.
Cocokkan salah satu kata
Sistem akan menampilkan dokumen yang memuat minimal satu dari kata kunci yang dimasukkan.
Cocokkan sebagai frasa
Sistem akan menampilkan dokumen yang memuat frasa secara persis sesuai dengan kata kunci yang diketik.

Daftar Nilai

Beberapa bidang pencarian pada repository.umsinjai.ac.id disajikan dalam bentuk daftar nilai, seperti jenis dokumen atau kategori tertentu. Pengguna dapat memilih satu atau lebih nilai dari daftar tersebut sebagai kriteria pencarian.

Apabila tidak ada nilai yang dipilih, sistem akan mengabaikan bidang tersebut. Untuk bidang yang memungkinkan lebih dari satu nilai pada satu dokumen, pengguna dapat menentukan pola pencarian sebagai berikut:

Salah satu dari nilai yang dipilih
Dokumen akan ditampilkan jika memiliki minimal satu nilai yang dipilih.
Seluruh nilai yang dipilih
Dokumen hanya akan ditampilkan jika memiliki semua nilai yang dipilih.

Pencarian Berdasarkan Tahun

Pencarian berdasarkan tahun digunakan untuk menyaring dokumen berdasarkan waktu terbit atau tahun publikasi. Pengguna dapat memasukkan satu tahun atau rentang tahun dengan format berikut:

2020
Menampilkan dokumen yang diterbitkan pada tahun 2020.
2018–2021
Menampilkan dokumen yang diterbitkan antara tahun 2018 sampai 2021.
2019–
Menampilkan dokumen yang diterbitkan sejak tahun 2019.
–2017
Menampilkan dokumen yang diterbitkan hingga tahun 2017.

Bidang Ya/Tidak

Beberapa bidang pencarian memiliki nilai ya atau tidak, misalnya status dokumen yang telah melalui proses penelaahan (refereed). Pengguna dapat menentukan pilihan sesuai kebutuhan atau membiarkan bidang tersebut tanpa preferensi sehingga tidak memengaruhi hasil pencarian.

Pendaftaran Akun

Layanan unggah karya ilmiah pada repository.umsinjai.ac.id hanya dapat diakses oleh pengguna yang telah memiliki akun resmi. Pendaftaran akun tidak dilakukan secara mandiri melalui sistem, melainkan melalui mekanisme permohonan yang dikelola oleh pengelola repositori.

Pengguna dapat mengajukan permohonan akun dengan salah satu cara berikut:

  • Menghubungi admin repositori melalui formulir permohonan akun pada tautan berikut: https://whatsform.com/wfxxtb
  • Mengajukan permohonan akun dengan mengklik menu Permohonan Akun yang tersedia pada halaman utama repository.umsinjai.ac.id.

Setelah permohonan akun diajukan, pengelola repositori akan melakukan verifikasi data. Informasi akun, termasuk username dan kata sandi, akan disampaikan kepada pemohon melalui kontak yang telah didaftarkan.

Setelah menerima akun, pengguna wajib melengkapi data pribadi melalui formulir data pengguna sebelum dapat melakukan unggah dokumen ke dalam repositori.

Unggah Karya Ilmiah

Pada repository.umsinjai.ac.id, proses unggah (deposit) karya ilmiah hanya dapat dilakukan oleh admin repositori. Kebijakan ini diterapkan untuk menjaga konsistensi metadata, kualitas arsip digital, serta kesesuaian dokumen dengan standar pengelolaan repositori institusi.

Pengguna (dosen, mahasiswa, dan sivitas akademika) tidak melakukan proses unggah secara langsung melalui sistem. Seluruh dokumen yang akan dipublikasikan di repositori diajukan kepada admin repositori untuk diproses lebih lanjut.

Dokumen dapat diserahkan kepada admin melalui mekanisme yang telah ditetapkan oleh pengelola repositori, seperti pengiriman berkas dan metadata melalui formulir permohonan atau media komunikasi resmi yang disediakan.

Admin repositori bertanggung jawab penuh dalam seluruh tahapan proses deposit, yang meliputi:

  • Memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen yang diajukan;
  • Memastikan kesesuaian metadata dengan standar repositori;
  • Menentukan jenis dokumen dan kategori subjek yang tepat;
  • Mengunggah berkas dokumen ke dalam sistem repositori;
  • Melakukan verifikasi akhir sebelum dokumen dipublikasikan.

Setelah proses unggah dan verifikasi selesai dilakukan oleh admin, karya ilmiah akan dipublikasikan dan dapat diakses oleh pengguna sesuai dengan kebijakan akses yang berlaku di repository.umsinjai.ac.id.

Data Pengguna

Data pengguna merupakan informasi identitas yang tercatat dalam sistem repository.umsinjai.ac.id dan digunakan untuk keperluan administrasi, pengelolaan akun, serta komunikasi antara pengguna dan pengelola repositori.

Pengisian dan pembaruan data pengguna dilakukan oleh admin repositori atau berdasarkan data yang disampaikan oleh pengguna pada saat pengajuan akun. Pengguna tidak diwajibkan melakukan pengelolaan data pengguna secara mandiri melalui sistem.

Sebagian informasi pada data pengguna bersifat publik dan dapat ditampilkan pada halaman metadata dokumen, seperti nama dan afiliasi. Oleh karena itu, pengguna diimbau untuk tidak mencantumkan informasi pribadi yang bersifat sensitif, seperti alamat rumah atau nomor pribadi yang tidak relevan.

Data pengguna yang tersimpan dalam sistem meliputi informasi dasar seperti nama, afiliasi, alamat email, dan peran pengguna. Informasi tersebut menjadi acuan bagi admin repositori dalam proses pengelolaan dan publikasi karya ilmiah.

Apabila terdapat perubahan atau kesalahan data, pengguna dapat mengajukan permohonan pembaruan data kepada admin repositori agar informasi yang tersimpan tetap akurat dan mutakhir.

Ruang Kerja

Ruang kerja merupakan area internal dalam sistem repository.umsinjai.ac.id yang digunakan oleh admin repositori untuk mengelola dokumen yang sedang dalam proses unggah, verifikasi, dan publikasi. Fitur ini tidak digunakan oleh pengguna umum.

Melalui ruang kerja, admin dapat menyimpan dokumen sementara sebelum dipublikasikan, melakukan penyuntingan metadata, serta memastikan seluruh berkas dan informasi pendukung telah sesuai dengan standar repositori institusi.

Dokumen yang berada di dalam ruang kerja dapat berasal dari hasil pengajuan pengguna atau proses pengelolaan internal repositori. Selama masih berada di ruang kerja, dokumen belum dapat diakses secara terbuka oleh publik.

Dalam ruang kerja, admin repositori dapat melakukan beberapa tindakan, antara lain:

Edit
Melakukan penyuntingan dan perbaikan metadata maupun berkas dokumen yang sedang diproses.
Delete
Menghapus dokumen yang tidak memenuhi ketentuan atau diajukan secara tidak valid.
Deposit
Menyelesaikan proses unggah dan memindahkan dokumen ke tahap publikasi setelah seluruh persyaratan terpenuhi.
Clone
Menggandakan entri dokumen untuk mempercepat pengelolaan dokumen lain dengan metadata yang serupa.

Setelah proses deposit selesai dilakukan oleh admin, dokumen akan masuk ke tahap verifikasi akhir dan selanjutnya dipublikasikan sesuai dengan kebijakan akses repository.umsinjai.ac.id.

Proses Unggah

Proses unggah (depositing process) pada repository.umsinjai.ac.id merupakan serangkaian tahapan pengelolaan karya ilmiah yang dilakukan sepenuhnya oleh admin repositori. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap dokumen yang dipublikasikan telah memenuhi standar metadata, kualitas berkas, serta kebijakan pengelolaan repositori institusi.

Dokumen yang diterima dari pengguna akan melalui beberapa tahap sebelum dipublikasikan dan dapat diakses secara terbuka oleh publik.

Proses unggah dilakukan secara bertahap menggunakan antarmuka sistem. Admin dapat berpindah antar tahapan menggunakan tombol navigasi yang disediakan oleh sistem. Seluruh data yang telah dimasukkan akan tersimpan secara otomatis selama proses berlangsung.

Penentuan Jenis Dokumen

Pada tahap ini, admin menentukan jenis karya ilmiah yang akan diunggah, seperti artikel jurnal, skripsi, tesis, disertasi, prosiding, atau jenis dokumen ilmiah lainnya. Penentuan jenis dokumen akan memengaruhi struktur metadata yang digunakan pada tahap berikutnya.

Versi dan Keterkaitan Dokumen

Tahap ini digunakan untuk mengelola keterkaitan antar dokumen, seperti versi lanjutan dari dokumen yang telah ada, dokumen komentar, atau tanggapan terhadap dokumen lain dalam repositori.

Admin dapat menghubungkan dokumen dengan dokumen lain menggunakan identitas dokumen (ID) yang tersedia di dalam sistem, sehingga hubungan antar versi dan komentar dapat ditelusuri dengan mudah oleh pengguna.

Informasi Bibliografis

Pada tahap ini, admin mengisikan metadata bibliografis dokumen secara lengkap dan terstandar, meliputi judul, penulis, afiliasi, tahun terbit, abstrak, kata kunci, serta informasi pendukung lainnya sesuai dengan jenis dokumen yang dipilih.

Pengisian metadata yang akurat dan konsisten sangat penting untuk mendukung fungsi temu kembali informasi dan interoperabilitas repositori.

Kategori Subjek

Admin menentukan kategori subjek yang paling sesuai dengan isi dokumen. Pemilihan kategori dilakukan secara selektif untuk memastikan dokumen terindeks dengan tepat dan mudah ditemukan melalui fitur penelusuran dan pencarian.

Unggah Berkas Dokumen

Pada tahap ini, admin mengunggah berkas dokumen ke dalam sistem repositori. Berkas utama umumnya diunggah dalam format PDF, sedangkan berkas pendukung lainnya dapat disertakan sesuai kebutuhan.

Admin memastikan bahwa berkas dapat dibuka dengan baik, bebas dari kesalahan, dan sesuai dengan kebijakan akses yang ditetapkan.

Verifikasi dan Publikasi

Tahap akhir merupakan proses verifikasi menyeluruh terhadap metadata dan berkas dokumen. Admin melakukan pemeriksaan akhir sebelum menyelesaikan proses deposit.

Setelah proses verifikasi selesai dan dinyatakan sesuai, dokumen akan dipublikasikan dan tersedia untuk diakses melalui repository.umsinjai.ac.id sesuai dengan kebijakan akses yang berlaku.